Fühlen Sie sich an manchen Tagen wie im Hamsterrad? Der Berg an Aufgaben will nicht kleiner werden. Ständig kommt Neues hinzu, und Sie wissen gar nicht mehr, was Sie zuerst anpacken sollen. An anderen Tagen kommen Sie mit ihrer Zeit gut zurecht. Wie kommt das? Wie können Sie Ihren Arbeitsalltag effektiv gestalten?
Wissenschaftler haben herausgefunden, dass die meisten Menschen etwa 10% ihrer Arbeitszeit für falsche Priorisierung verschwenden. Es mangelt oft nicht an Zeit, wir Menschen teilen sie falsch ein. Es gibt Methoden, die entscheidend weiterhelfen und geeignet sind, dem Hamsterrad zu entkommen. Wer im Arbeitsalltag gelassen bleibt, weil er alle Aufgaben im Blick behält, wird dies an seiner Arbeitsmotivation spüren und wesentlich entspannter durch den Tag kommen. Darüber hinaus freut sich jeder Mensch, wenn er Zeit gewinnt. Wer sein Arbeitspensum zügig erledigt, ist zufrieden und schöpft neue Kraft. Motivation für Neues kann entstehen.
Mit wenigen, kleinen Veränderungen können Sie die Zeit für Ihre beruflichen Aufgaben besser einteilen. Und somit entsteht Freiraum für echte Pausen, gesundheitsfördernde Aktivitäten, Fortbildung usw. Mit diesen Vorschlägen lässt sich der Tag klarer strukturieren:
Den Tag beginnen
Richten Sie ihren Arbeitsplatz mit allen benötigten Materialien ein. Stellen Sie sich Getränke bereit und aktualisieren Ihre To-do-Liste. Erst dann beginnen Sie mit ihrer Arbeit. Wenn Sie mit einer beliebigen Aufgabe anfangen, besteht eine größere Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich durch den Alltag jagen lassen. Sie wissen nämlich nicht genau, was noch auf Sie wartet. Sie stecken im Hamsterrad, sind getrieben, anstatt zu steuern.
Aufgaben auf einer To-do-Liste mit der ABC-Methode (nach H. Ford Dickie) festhalten
Mit dieser Methode können Sie Ihr Gehirn entlasten. Denn alles, was Sie sich nicht merken müssen, kostet weniger Energie und reduziert das Gefühl, die Arbeit nicht im Griff zu haben. Wenn Sie auf einer Liste Ihren Arbeitsalltag etwa 10 Minuten vorbereiten und anschließend konsequent abarbeiten, können Sie täglich bis zu einer Stunde für das Wesentliche gewinnen. Mit der ABC-Methode, die auf dem Pareto-Prinzip basiert (siehe Kasten), kann die To-do-Liste effektiv erstellt werden. Die Buchstaben stehen für bestimmte Kategorien. Unter A finden sich Aufgaben, die wichtig und dringend zugleich sind. Zu B gehören Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Unter C jene, welche dringend, aber nicht wichtig sind. Eine Priorisierung sollten Sie auch für Ihre Zeiteinteilung durchführen: rund 65 % der Zeit für die Aufgaben der Kategorie A, 20 % sollten den Aufgaben der Kategorie B vorbehalten sein. Die restlichen 15 % reichen für Routine-Aufgaben aus, die möglicherweise an andere delegiert werden können.
Ungeliebtes zuerst
Erledigen Sie unliebsame Aufgaben möglichst zuerst – z.B. eine lästige Dokumentation, ein unangenehmes Telefonat. Identifizieren Sie diese „Jobs“ auf ihrer To-do-Liste und nehmen Sie sich Ihrer an. Es handelt sich beispielsweise um Aufgaben, die ein ungutes Gefühl verursachen, aber wenig Zeit benötigen. Oder es handelt sich um unklare Aufgaben, bei denen Recherchen nötig sind und die Sie deshalb vor sich herschieben. Sie werden bemerken, wie gut sie sich nach der Erledigung dieser Aufgaben fühlen.
Wichtig vor dringlich
Lassen Sie sich nicht von anderen unnötig antreiben. Nur weil andere eine Aufgabe dringlich machen, ist sie es noch lange nicht. Klären Sie, was bis wann erledigt werden muss und ob es überhaupt auf ihre To-do-Liste gehört. Es lohnt sich, sich hier Klarheit zu verschaffen. Denn wenn eine Aufgabe nicht in Ihren Verantwortungsbereich gehört, geben Sie sie zurück. Man spricht hierbei auch vom so genannten monkey-business oder no monkey business. Lassen Sie sich nicht die Affen anderer auf Ihre Schulter setzen.
Rituale einführen
Nehmen Sie sich am Ende eines (Arbeits)-Tages einige Minuten Zeit, um ein Fazit zu ziehen. Streichen Sie alle erledigten Aufgaben aus ihrer To-do-Liste und würdigen Sie Ihre Leistung. Sie können sich auch sprichwörtlich für all das auf die Schulter klopfen, was sie abgeschlossen oder vorangetrieben haben.
Ungeteilte Aufmerksamkeit
Untersuchungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin belegen, dass Arbeitnehmer sehr oft am Tag in ihrer augenblicklichen Arbeit unterbrochen werden. Immer wenn dies geschieht, benötigen Sie nach der Unterbrechung etwa zwei Minuten, um wieder in die Aufgabe hineinzufinden. Das ist nicht effizient. Bleiben Sie bei einer Sache. Die Bearbeitungszeit verkürzt sich dadurch erheblich. Sie selbst kennen Ihren Tag am besten und können sich Zeiten blocken, in denen Sie konzentriert sein müssen, wollen und auch können. Störenfriede verweisen Sie bitte freundlich in ihre Schranken. Auch das Mobiltelefon darf aus dem Sichtfeld verschwinden und kann Sie nicht vom Wesentlichen abhalten. Sie werden überrascht sein, wie viel mehr Sie schaffen.
So funktioniert die Umsetzung
Suchen Sie sich ein bis zwei Tipps heraus, deren Umsetzung Ihnen einfach erscheinen und setzen diese über einen längeren Zeitraum um. Es dauert ein bis zwei Monate, bevor etwas neu Erlerntes zur Gewohnheit wird. Haben Sie den ersten Erfolg verbucht, können Sie sich weitere Veränderungen vornehmen. Verschwenden Sie keine weitere Zeit mit Unnötigem oder Belastendem. Ihre Gesundheit wird es Ihnen danken.
Das Pareto Prinzip, auch bekannt unter „Pareto-Effekt“ oder „80/20-Regel“, ist nach Vilfredo Pareto (1848–1923) benannt. Dieses Prinzip besagt, dass mit 20% des Gesamtaufwandes 80% der Ergebnisse erreicht werden. Die verbleibenden 80% werden für 20% eines Ergebnisses aufgewendet. Der Nutzen des Pareto-Prinzips besteht darin, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Einfluss haben. Hierdurch können Produktivität und Effizienz gesteigert werden. So lassen sich mit 20% der richtig und sinnvoll eingesetzten Zeit 80% der Aufgaben erledigen.
Literatur
Clear, James (2020): Die 1%-Methode – Minimale Veränderung, maximale Wirkung: Mit kleinen Gewohnheiten jedes Ziel erreichen. Goldmann: München
Seiwert, Lothar J.; Tracy, Brian (2001): Life-Leadership. So bekommen Sie Ihr Leben in Balance. Gabal: Offenbach
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (2019): Arbeitsunterbrechungen und Multitasking täglich meistern. Abrufbar unter: https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A78.html
(zuletzt aufgerufen am 02.06.2022)
Mai, Jochen (2020): Pareto Prinzip: So einfach funktioniert die 80-20-Regel.
Abrufbar unter: https://karrierebibel.de/pareto-prinzip/ (zuletzt aufgerufen am 02.06.2022)
