Verträge manuell ausfüllen und ablegen, Beitragsanpassungen händisch zuordnen, Standard E-Mails oder gar Briefe an die Eltern schicken – das ist bei element-i bald Geschichte. Die neue, digitale Komplettlösung smartkita wird aktuell eingeführt. Mit dem Ziel, Prozesse und Abläufe zu automatisieren und damit zu vereinfachen, Papier zu sparen und damit vor allem mehr Zeit und Raum für Arbeit mit den Kindern zu schaffen. Von der digitalen Weiterentwicklung profitieren besonders: die Kita-Teams in den Kinderhäusern, die Kinder und die Eltern.
Vor ihrer endgültigen Einführung wurde die Software auf Herz und Nieren geprüft, um sie maßgeschneidert an die vorhandenen Bedarfe abzustimmen. Im ersten Roll-out arbeiten das Kundenmanagement, die Kita-Teams mit ihren Leitungen und die Buchhaltung mit smartkita. „Wir freuen uns sehr darüber, dass die Erstellung der Verträge nun auf Knopfdruck erfolgt und die Platzvergabe optimiert wird, weil das System mitdenkt: Kommt eine Kündigung, wird automatisch ein Vorschlag für eine neue Platzbelegung erstellt. Das spart Zeit und Nerven der Kolleginnen und Kollegen“, betont Waltraud Weegmann, Geschäftsführerin des Trägernetzwerks Konzept-e.
Weitere Funktionen, die für element-i zum Einsatz kommen, sind unter anderem ein smartes Wartelistenmanagement, die automatische Erstellung und Steuerung von Verträgen und die Berechnung der Forderungen sowie eine digitale Kinderakte, die alle relevanten Dokumente und Informationen zum Kind und dessen Betreuungssituation beinhaltet.
Dokumentations- und Kommunikationshilfe für Erzieher:innen
Nach Einführung der Verwaltungssoftware von smartkita wird nun die zugehörige KitaApp implementiert: „Für die Erzieherinnen und Erzieher wird der Organisations- und Dokumentationsaufwand weniger, da sie über die App schnell und einfach den Kita-Alltag organisieren können“, ergänzt Weegmann. Per Klick können sie beispielsweise Kinder an- und abmelden, haben für die vereinfachte Bildungsdokumentation jederzeit alle Daten auf einen Blick und können zudem über die App mit den Eltern kommunizieren. „Das Beste daran ist aus meiner Sicht, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch diese Optimierung viel mehr Zeit für das Wesentliche, nämlich für unsere Kinder, haben.“ Für die Einführung der KitaApp stattete Konzept-e die Kinderhäuser mit neuen Tablets aus. In allen Einrichtungen werden ausreichend mobile Endgeräte eingesetzt.
Optimierung der Elternkommunikation
Zu den täglichen Aufgaben der Erzieher:innen zählt die Elternkommunikation. Für beide Parteien gehört das zu einer funktionierenden Erziehungspartnerschaft. „Nach der KitaApp werden wir auch noch die mehrsprachige ElternApp einführen. Damit haben die Eltern die Möglichkeit, schnell und einfach mit uns zu kommunizieren. Und wir können ihnen ebenso schnell und einfach die notwendigen Informationen zur Verfügung stellen. Die ElternApp soll nie den persönlichen Austausch ersetzen. Aber sie unterstützt den Informationsfluss und erlaubt, sich in den Gesprächen auf das Wesentliche zu konzentrieren“, weiß Waltraud Weegmann. Gerade Vertragsthemen, die bisher über die Erzieher:innen und Teamleitungen ans Kundenmanagement oder die Buchhaltung gegeben wurden, können mit der Umstellung direkt im System von den Eltern eingegeben und automatisch bearbeitet werden. „Diese neue Funktion nimmt ein Stück weit auch die Eltern in die Verantwortung, dass beispielsweise die persönlichen Daten stimmen. Zum anderen haben sie dadurch aber auch die Möglichkeit, ihre Daten selbst zu überprüfen, können Einverständnisse erteilen oder Veränderungen mitteilen.“
Die Umstellung in den drei Bereichen findet nach und nach statt.
Über smartkita
smartkita ist eine digitale Komplettlösung für Träger, Kommunen, Pädagog:innen und Eltern, die das gesamte System Kita erfasst und vernetzt. Das Stuttgarter Start-up will die wachsenden, kommunikativen, administrativen und organisatorischen Aufgaben des Kita-Alltags vereinfachen, sodass vorhandene (personelle) Ressourcen zielgerichtet – also in Richtung Kind – eingesetzt werden können.
